Notice: Undefined index: user in /www/doc/www.tmrhotels.com/www/inc/tmp.page.top.php on line 252

Notice: Undefined index: user in /www/doc/www.tmrhotels.com/www/inc/tmp.page.top.php on line 266

Notice: Undefined index: user in /www/doc/www.tmrhotels.com/www/inc/tmp.page.top.php on line 266

Notice: Undefined index: user in /www/doc/www.tmrhotels.com/www/inc/tmp.page.top.php on line 267
Číslo Gopass karty:
Notice: Undefined index: user in /www/doc/www.tmrhotels.com/www/inc/tmp.page.top.php on line 270

Notice: Undefined index: user in /www/doc/www.tmrhotels.com/www/inc/tmp.page.top.php on line 273
Dostupný počet bodov:
Notice: Undefined index: user in /www/doc/www.tmrhotels.com/www/inc/tmp.page.top.php on line 282
Dostupný kredit:
Notice: Undefined index: user in /www/doc/www.tmrhotels.com/www/inc/tmp.page.top.php on line 285
Prelyžované kilometre v aktuálnej sezóne:
Notice: Undefined index: user in /www/doc/www.tmrhotels.com/www/inc/tmp.page.top.php on line 288

TERMÍN: Po úspešnom výbere typu podujatia je nevyhnuté stanoviť jeho dátum. Ten by ste si mali určiť v dostatočnom predstihu, aby ste mali čas na kompletnú prípravu eventu až do najmenších detailov, a tiež, aby ste dali účastníkom priestor na prispôsobenie si ich kalendárov a prípadnú prípravu ich prezentácií. Vhodné je mať na výber aspoň z dvoch termínov, čo zjednoduší výber miesta, ubytovacích kapacít a celkovo vám zaručí flexibilitu a komfort v rozhodovaní, pričom definujete či pôjde o event počas pracovného týždňa alebo víkendu.

ROZPOČET: Náklady spojené s eventom sú zväčša predom definované usporiadateľom podujatia, no je dôležité myslieť aj na rezervu pre nečakané výdavky, ktoré sa môžu počas podujatia vyskytnúť. Určite si priority a povinné položky, na ktorých nebude možné ušetriť a tiež očakávané variabilné náklady, kde ste ochotní upustiť z očakávaní a ponížiť tak výdavky. Dôležitú položku rozpočtu tvorí ubytovanie, a preto je potrebné hneď na začiatku definovať, či je event jednodňový alebo viacdňový. 

UBYTOVANIE: Pokiaľ vaše podujatie obsahuje aj ubytovanie na jednu alebo viac nocí, je potrebné si upresniť čo najskôr aspoň odhadovaný počet účastníkov a typ ubytovania - kategóriu hotela a typ izieb. Nezabudnite na špecifikáciu, či preferujete apartmány, double alebo twin izby, prípadne single pre niektorých účastníkov.

HARMONOGRAMPríprava harmonogramu podujatia je kľúčovým bodom prípravy. Od neho sa odvíja kompletná komunikácia s event koordinátorom alebo hotelovým manažérom. Body, na ktoré by ste nemali zabudnúť sú: čas check-inu a check-outu (prípadný early check-in alebo neskorší check-out a s tým súvisiaca miestnosť na odloženie batožín a vybavenia pokiaľ nebudú izby k dispozícii ihneď pri príchode); doprava (môže byť zabezpečený spoločný transport alebo sa každý z účastníkov dopraví individuálne pričom je nevyhnutné, aby mali kompletné informácie o polohe a odporúčanom čase príchodu); prezentácie a iná príprava na podujatie (téma podujatia a odporúčaný dresscode, pokiaľ je požadovaná príprava prezentácií a workshopov samotnými účastníkmi, nezabudni ich informovať o detailoch a očakávaniach); večerný program a zábava.

STRAVOVANIE: Pred objednávaním stravovania si preverte, či niektorý z účastníkov netrpí alergiami na jedlo. Zahrňte túto otázku do e-mailovej pozvánky alebo do registračného formulára. Upresnite si s prevádzkou spôsob a časy stravovania, pitný režim a možnosti otvoreného účtu na bare počas dňa aj večernej zábavy. Pre obedové a večerné menu si môžete vybrať servírované menu alebo bufet, ktorý je podmienený minimálnym počtom hostí cca 30 osôb. 

KONFERENČNÉ PRIESTORY: Pokiaľ váš event vyžaduje prenájom konferenčných alebo iných eventových priestorov, odporúčame vám si hneď v prípravnej fáze definovať počet konferenčných priestorov počas dňa, kapacity a spôsoby sedenia v priestoroch a potrebné technické a kancelárske vybavenie.

SPOKOJNOSŤ ÚČASTNÍKOV: Po precíznej príprave eventu nasleduje ďalší dôležitý krok, a to zabezpečiť spokojnosť všetkých účastníkov. Je vhodné, aby organizátor podujatia pricestoval na miesto konania v predstihu a stihol si prejsť s hotelovým manažérom celý harmonogram, nahlásiť prípadné zmeny alebo dodatočné požiadavky, a tiež, aby skontroloval všetky detaily pred príchodom účastníkov. 

PRIVÍTANIE HOSTÍ: Postarajte sa o vašich hostí od úplného začiatku, už pri príchode do hotela. Pokiaľ budete môcť, privítajte hostí osobne vy, ubezpečte ich, že budú mať k dispozícii čas na oddych a pripomeňte im čas začiatku prvej z aktivít. Pri väčších konferenciách si nezabudnite zabezpečiť aj registračný pult. Pri príchode dokážu hostí potešiť aj maličkosti v podobe welcome drinku alebo inej pozornosti na recepcii či v hotelovej izbe.

INFORMOVANOSŤ: Pokúste sa vcítiť do pozície účastníka, ktorý je možno na mieste konania podujatia po prvýkrát a nedisponuje informáciami, ktoré máte vy, keďže nebol súčasťou organizačného tímu. Skúste si položiť nasledujúce otázky: Som plne informovaný o harmonograme podujatia a priestoroch, kde sa budú jednotlivé aktivity a prezentácie konať? Mám harmonogram k dispozícii v kalendári, na hotelovej izbe alebo v kongresových priestoroch hotela tak, aby som si vedel program kedykoľvek skontrolovať? Je recepcia hotela plne informovaná a vie účastníkom poradiť a navigovať ich napríklad aj prostredníctvom navigačných tabúľ a označenia v hoteli? Kto je kontaktnou osobou podujatia a na koho sa môžem obrátiť v prípade núdze? 

KOMUNIKÁCIA: Nezabudnite na interaktivitu s účastníkmi podujatia. Vypýtajte si spätnú väzbu, zistite, či majú k dispozícii všetko, čo potrebujú, ako sú spokojní so stravovaním, technickým vybavením miestností prípadne ako sú naladení a ako vnímajú atmosféru podujatia. Ukážte hosťom, že sa o nich zaujímate, a že sú pre vás dôležití.

Po evente

SUMARIZÁCIA: wrap-up summary s hotel managerom, kontrola hotela ci nieco neostalo a ci je vsetko ok

thank you letter na ucastnikov pripadny follow up meeting at home

feedback prevadzke - posledne

fakturacia a platba

foto a video vystup