Notice: Undefined index: user in /www/doc/www.tmrhotels.com/www/inc/tmp.page.top.php on line 252

Notice: Undefined index: user in /www/doc/www.tmrhotels.com/www/inc/tmp.page.top.php on line 266

Notice: Undefined index: user in /www/doc/www.tmrhotels.com/www/inc/tmp.page.top.php on line 266

Notice: Undefined index: user in /www/doc/www.tmrhotels.com/www/inc/tmp.page.top.php on line 267
Číslo Gopass karty:
Notice: Undefined index: user in /www/doc/www.tmrhotels.com/www/inc/tmp.page.top.php on line 270

Notice: Undefined index: user in /www/doc/www.tmrhotels.com/www/inc/tmp.page.top.php on line 273
Dostupný počet bodov:
Notice: Undefined index: user in /www/doc/www.tmrhotels.com/www/inc/tmp.page.top.php on line 282
Dostupný kredit:
Notice: Undefined index: user in /www/doc/www.tmrhotels.com/www/inc/tmp.page.top.php on line 285
Prelyžované kilometre v aktuálnej sezóne:
Notice: Undefined index: user in /www/doc/www.tmrhotels.com/www/inc/tmp.page.top.php on line 288
Destinácia
Viac možností

To najdôležitejšie pri plánovaní podujatia


Príprava konferencie, teambuildingu či iného podujatia, si vyžaduje dôslednú organizáciu najmä v prípravnej fáze pred samotným podujatím. Každý event je špecifický, preto vám ponuku ušijeme na mieru podľa vašich preferencií, podľa zloženia skupiny a cieľa eventu.

Pripravili sme pre vás zoznam najdôležitejších informácií, na ktoré by ste nemali zabudnúť pri plánovaní a realizácii eventu. Zoznam vás bude sprevádzať celým podujatím od úvodnej myšlienky až po úspešný koniec.


kopec


Typ a cieľ podujatia

Predtým, ako začnete s prípravou, je dôležité, aby ste si stanovili cieľ eventu a zvolili jeho formu. Od tohto rozhodnutia sa bude odvíjať vaše ďalšie plánovanie. 

Základné typy podujatí:

TERMÍN: Po úspešnom výbere typu podujatia je nevyhnuté stanoviť jeho dátum. Ten by ste si mali určiť v dostatočnom predstihu, aby ste mali čas na kompletnú prípravu eventu až do najmenších detailov, a tiež, aby ste dali účastníkom priestor na prispôsobenie si ich kalendárov a prípadnú prípravu ich prezentácií. Vhodné je mať na výber aspoň z dvoch termínov, čo zjednoduší výber miesta, ubytovacích kapacít a celkovo vám zaručí flexibilitu a komfort v rozhodovaní, pričom definujete či pôjde o event počas pracovného týždňa alebo víkendu.

ROZPOČET: Náklady spojené s eventom sú zväčša predom definované usporiadateľom podujatia, no je dôležité myslieť aj na rezervu pre nečakané výdavky, ktoré sa môžu počas podujatia vyskytnúť. Určite si priority a povinné položky, na ktorých nebude možné ušetriť a tiež očakávané variabilné náklady, kde ste ochotní upustiť z očakávaní a ponížiť tak výdavky. Dôležitú položku rozpočtu tvorí ubytovanie, a preto je potrebné hneď na začiatku definovať, či je event jednodňový alebo viacdňový. 

UBYTOVANIE: Pokiaľ vaše podujatie obsahuje aj ubytovanie na jednu alebo viac nocí, je potrebné si upresniť čo najskôr aspoň odhadovaný počet účastníkov a typ ubytovania - kategóriu hotela a typ izieb. Nezabudnite na špecifikáciu, či preferujete apartmány, double alebo twin izby, prípadne single pre niektorých účastníkov.

HARMONOGRAMPríprava harmonogramu podujatia je kľúčovým bodom prípravy. Od neho sa odvíja kompletná komunikácia s event koordinátorom alebo hotelovým manažérom. Body, na ktoré by ste nemali zabudnúť sú: čas check-inu a check-outu (prípadný early check-in alebo neskorší check-out a s tým súvisiaca miestnosť na odloženie batožín a vybavenia pokiaľ nebudú izby k dispozícii ihneď pri príchode); doprava (môže byť zabezpečený spoločný transport alebo sa každý z účastníkov dopraví individuálne pričom je nevyhnutné, aby mali kompletné informácie o polohe a odporúčanom čase príchodu); prezentácie a iná príprava na podujatie (téma podujatia a odporúčaný dresscode, pokiaľ je požadovaná príprava prezentácií a workshopov samotnými účastníkmi, nezabudni ich informovať o detailoch a očakávaniach); večerný program a zábava.

STRAVOVANIE: Pred objednávaním stravovania si preverte, či niektorý z účastníkov netrpí alergiami na jedlo. Zahrňte túto otázku do e-mailovej pozvánky alebo do registračného formulára. Upresnite si s prevádzkou spôsob a časy stravovania, pitný režim a možnosti otvoreného účtu na bare počas dňa aj večernej zábavy. Pre obedové a večerné menu si môžete vybrať servírované menu alebo bufet, ktorý je podmienený minimálnym počtom hostí cca 30 osôb. 

KONFERENČNÉ PRIESTORY: Pokiaľ váš event vyžaduje prenájom konferenčných alebo iných eventových priestorov, odporúčame vám si hneď v prípravnej fáze definovať počet konferenčných priestorov počas dňa, kapacity a spôsoby sedenia v priestoroch a potrebné technické a kancelárske vybavenie.

SPOKOJNOSŤ ÚČASTNÍKOV: Po precíznej príprave eventu nasleduje ďalší dôležitý krok, a to zabezpečiť spokojnosť všetkých účastníkov. Je vhodné, aby organizátor podujatia pricestoval na miesto konania v predstihu a stihol si prejsť s hotelovým manažérom celý harmonogram, nahlásiť prípadné zmeny alebo dodatočné požiadavky, a tiež, aby skontroloval všetky detaily pred príchodom účastníkov. 

PRIVÍTANIE HOSTÍ: Postarajte sa o vašich hostí od úplného začiatku, už pri príchode do hotela. Pokiaľ budete môcť, privítajte hostí osobne vy, ubezpečte ich, že budú mať k dispozícii čas na oddych a pripomeňte im čas začiatku prvej z aktivít. Pri väčších konferenciách si nezabudnite zabezpečiť aj registračný pult. Pri príchode dokážu hostí potešiť aj maličkosti v podobe welcome drinku alebo inej pozornosti na recepcii či v hotelovej izbe.

INFORMOVANOSŤ: Pokúste sa vcítiť do pozície účastníka, ktorý je možno na mieste konania podujatia po prvýkrát a nedisponuje informáciami, ktoré máte vy, keďže nebol súčasťou organizačného tímu. Skúste si položiť nasledujúce otázky: Som plne informovaný o harmonograme podujatia a priestoroch, kde sa budú jednotlivé aktivity a prezentácie konať? Mám harmonogram k dispozícii v kalendári, na hotelovej izbe alebo v kongresových priestoroch hotela tak, aby som si vedel program kedykoľvek skontrolovať? Je recepcia hotela plne informovaná a vie účastníkom poradiť a navigovať ich napríklad aj prostredníctvom navigačných tabúľ a označenia v hoteli? Kto je kontaktnou osobou podujatia a na koho sa môžem obrátiť v prípade núdze? 

KOMUNIKÁCIA: Nezabudnite na interaktivitu s účastníkmi podujatia. Vypýtajte si spätnú väzbu, zistite, či majú k dispozícii všetko, čo potrebujú, ako sú spokojní so stravovaním, technickým vybavením miestností prípadne ako sú naladení a ako vnímajú atmosféru podujatia. Ukážte hosťom, že sa o nich zaujímate, a že sú pre vás dôležití.

Po evente

SUMARIZÁCIA: wrap-up summary s hotel managerom, kontrola hotela ci nieco neostalo a ci je vsetko ok

thank you letter na ucastnikov pripadny follow up meeting at home

feedback prevadzke - posledne

fakturacia a platba

foto a video vystup

Rozloženie priestoru


Kino sedenie

Rady stoličiek smerujúce do prednej časti miestnosti, rozdelené strednou a / alebo bočnou uličkou. Priestorovo veľmi efektívny spôsob ako usadiť veľké množstvo hostí s jediným ohniskom.

Rozloženie priestoru


Školské sedenie

Rady konferenčných stolov so stoličkami smerujúcimi do prednej časti miestnosti poskytujúce priestor na prácu a písanie pre každého účastníka. Ideálne sedenie pre situácie, kedy je potrebné robiť si poznámky alebo používať notebooky.

Rozloženie priestoru


Board

Obdĺžnikový stôl so stoličkami, umiestnenými okolo stola. Skvelé rozloženie pre zasadnutia správnej rady, výboru alebo diskusnej skupiny. Ponúka dostatočný pracovný priestor a dobrú interakciu medzi účastníkmi.

Rozloženie priestoru


Tvar U

Konferenčné stoly v tvare písmena U so stoličkami zvonku. Ideálne pre stretnutia a diskusné skupiny, kde je rečník, vizuálna prezentácia alebo iné ohnisko.

Rozloženie priestoru


Banket

Okrúhle stoly, z ktorých každý má kapacitu 8 - 10 hostí. Ideálny pre spoločenské akcie, pre malé obchodné stretnutia s breakout diskusnými skupinami alebo zapisovaním poznámok.

Rozloženie priestoru


Koktejl

Malé, okrúhle, zvyčajne vysoké stoly v celom priestore. Ideálne sú pre veľké udalosti, ktoré si vyžadujú, aby sa hostia pohybovali v priestore a interagovali s ostatnými účastníkmi.

Event checklist

Usitite sa, že nezabudnete na nič doležité.

Pri organizovaní eventu je potrebné myslieť na množstvo vecí, od tých najdôležitejších až po drobnosti, ktoré dodajú vášmu podujatiu to pravé orechové - niečo, čo urobí vaš event špeciálnym a účastníci budú o ňom ešte dlho hovoriť. Ulahčite si plánovanie vášho eventu s našim checklistom.


Eventový tím

Za každým podujatím, ktoré sa organizuje v hoteloch TMR, stojí náš eventový tím, atd atd